ABOGACÍA

¿Cómo y con qué herramientas tendría que arrancar hoy mi despacho de abogados?

By 17th junio 2020 No Comments

Barbara Román, Abogada, socia fundadora de NoLegaltech https://bit.ly/3fvnJTW

Después de haber ejercido durante 12 años la abogacía, y en los últimos tres que llevo en una consultora tech, la pregunta que me plantean desde Lexgoapp me resulta especialmente interesante.

Si ahora, hoy, quisiera poner en marcha un despacho, ¿qué herramientas tecnológicas serían las imprescindibles? La elección dependerá de muchos factores, como si eres un abogado solo o empiezas con un equipo, si ya estás especializado o vas a ir sobre la marcha, si tienes una experiencia previa o te estrenas con el carné de abogado.

Cuestiones como comunciación, contenidos, marketing, finanzas, captación de clientes, ventas se convierten en fundamentales para el ejercicio de tu profesión, no te dejes llevar por la inercia de colgar un cartel en la puerta del despacho y sentarte a esperar. Y la tecnología puede hacer mucho por ti en ese sentido.

En mi opinión hay algunas áreas que cualquier profesional del derecho debería tener automatizadas, ya que en el medio plazo supondrán un ahorro de tiempo y nos darán la agilidad necesaria para tener un trabajo eficiente y de calidad, como por ejemplo:

  • La gestión del conocimiento: ya seas un abogado que trabaja solo, o una abogada integrada en un despacho pequeño, necesitas dos cosas de la información de tu negocio.

Primera, que resulte accesible a cualquiera que la pueda necesitar, incluido tú (un colaborador, un cliente, un proveedor, el que te lleva la asesoría fiscal…) y segunda, que resulte colaborativa para el caso (futuro, probable, real) de que no dediques tú solo tiempo a redactarlo

Los procesos de atención al cliente, de contratación, la comunicación con colaboradores, el control de los expedientes, la gestión de la intendencia del despacho (comprar el papel higiénico y los cafés es igual de importante que mandar una factura).

Si estás empezando, agradecerás haber documentado este conocimiento a medida que pasen los años. Personalmente me encanta Notion, que tiene una versión gratuita aunque no es software libre, aunque otros programas de código abierto como Taiga o Kanban (siguiendo el modelo de Trello), que te ayudan en la organización de las tareas, son más que recomendables.

Mi elección: Notion. La versión de pago permite que compartas partes de tu conocimiento con terceros, de manera que facilitas también ese intercambio de información con ellos.

  • Automatización de procesos o de documentos:

la práctica de la abogacía requiere de conocimientos técnicos que, de una forma u otra, acaban plasmados en documentos. Da igual si son demandas, recursos, contratos, informes.

Todo pasa ahora por un documento, que si puede estar automatizado pues mucho mejor. Eso de copiar un texto y pegarlo en otro editor resulta ya anticuado, trabajarás mucho más rápido usando plataformas como Wonderlegal o plataformas para automatización de procesos de creación de documentos como Process Maker, que es de código abierto.

Si te gusta más el formato CRM, mi recomendación sería SugarCRM o SplendidCRM, que aunque es un poco feo sirve :). Calligra está muy bien aunque la curva de aprendizaje es más dura.

Mi elección: Process Maker. Te da más libertad a la hora de automatizar cualquier proceso, pero te invito a que hagas antes una jornada de reflexión precisamente sobre cuáles son tus procesos y cómo deseas gestionarlos. Te ahorrará dolores de cabeza futuros.

  • La facturación:

No hay que olvidar, por mucho que nos encante nuestro trabajo, de que cobramos por él. Personalmente me gusta mucho Quipu, porque desde la propia plataforma creas, controlas y envías la factura.

Muestra información en tiempo real del estado de tus finanzas con gráficos sencillos y tiene la opción de crear informes, si fuera necesario, sobre la salud económica de tu negocio. Personalmente redujo mi tiempo de facturación en un 50%, incluso más porque decidí fijar un día de la semana para agrupar todas esas tareas de control financiero y envío de facturas. Keep it simple.

Además, tiene el plus de que nuestro asesor fiscal la usa, así que me limito a generar las facturas desde ahí y él se encarga del resto. Maravillosa. Aquí no te doy otras opciones porque funciona muy bien.

Mi elección: Quipu. Confieso que cambiamos de programa de facturación una vez y no fue una buena experiencia. Puede que no sea perfecto, pero nos ayuda a organizar las finanzas y a ahorrar tiempo.

And last, but not least, si estás empezando en esto del mundo legal lee todo lo que puedas sobre marketing digital y aprende a usar bien Linkedin.

Y por favor, por lo que más quieras, deja ya el correo de Gmail, Hotmail o el que tengas salvo que sea un dominio propio y pásate a PROTONMAIL (o a THUNDERBIRD si eres más fan del formato Outlook). Y a Open Office para el resto. Tu karma lo agradecerá.

Por @LuisjaSanchez, Periodista Jurídico.

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