¿Qué es el registro de jornada laboral y por qué es obligatorio?
El registro de jornada laboral es un sistema obligatorio para todas las empresas en España desde marzo de 2019. Su finalidad es controlar el cumplimiento del horario laboral por parte de los trabajadores y asegurar que las horas trabajadas se remuneran de forma correcta. Además, este control permite a las empresas cumplir con la normativa vigente y evitar sanciones.
¿Desde cuándo es obligatorio el registro de jornada laboral?
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, estableció la obligatoriedad del registro de la jornada laboral para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. Esta normativa fue publicada el 12 de marzo de 2019 en el Boletín Oficial del Estado (BOE) y otorgó a las empresas un plazo de dos meses para adaptarse.
El objetivo de esta normativa es combatir la precariedad laboral, evitar fraudes relacionados con las horas extras no registradas y proteger los derechos de los trabajadores.
¿Qué datos debe incluir el registro de jornada laboral?
Según la Guía sobre el Registro de Jornada del Ministerio de Trabajo, los registros deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Aplicación a todos los trabajadores, incluidos los que realizan teletrabajo.
- Registro diario e individual para cada empleado.
- Debe constar de forma clara el horario de inicio y de finalización de la jornada laboral.
- El sistema debe dejar constancia del régimen de trabajo (completo o parcial).
- Los datos deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles para trabajadores, representantes sindicales e Inspección de Trabajo.
- Aunque no es obligatorio registrar las pausas, es recomendable para una mayor transparencia.
¿Qué dice la ley? Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
El registro debe reflejar el horario concreto de cada trabajador, respetando la flexibilidad horaria establecida en los convenios.
La organización y documentación del registro puede acordarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa.
Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Multas por incumplir el registro de jornada laboral
No cumplir con la normativa de control horario puede conllevar multas que oscilan entre 625 y 6.250 euros por cada infracción detectada. Estas sanciones son consideradas graves, independientemente del número de trabajadores afectados.
Asimismo, la empresa está obligada a informar mensualmente al sindicato correspondiente del número de horas extraordinarias realizadas por sus empleados.
Herramientas para llevar el registro de jornada laboral
Aunque la ley no especifica qué sistema utilizar, es imprescindible que el registro sea seguro, fiable y no manipulable. Algunas de las opciones más habituales son:
Métodos manuales:
- Hojas de papel con cuadrículas.
- Plantillas de Excel.
Estas opciones requieren una entrada manual de datos, pero pueden facilitar el cálculo de horas mediante fórmulas.
Métodos digitales:
- Google Sheets para control compartido y actualizaciones automáticas.
- Apps móviles que permiten fichar mediante QR, geolocalización o reconocimiento facial.
- Software de fichaje integrado en los sistemas informáticos de la empresa.
Los sistemas digitales suelen incluir funcionalidades adicionales para la gestión de recursos humanos y aportan mayor seguridad jurídica.
Registro de jornada laboral en el teletrabajo
Los trabajadores en modalidad remota también están obligados a registrar su jornada. Para ello existen diversas herramientas que permiten monitorizar la actividad a través del uso del ordenador, ratón, teclado o mediante la entrega de resultados.
Es recomendable que las empresas busquen asesoramiento para elegir la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades, garantizando el cumplimiento normativo y la transparencia con sus empleados.
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