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5 claves para la implantación de tecnología en los despachos

By 19th julio 2018 No Comments

5 claves para la implantación de tecnología en los despachos

 

En este articulo, a modo de reflexión, he querido explicar cómo los despachos de abogados deben adaptar la tecnología a su organización. Este siempre tiene que ser un trabajo progresivo y en fases. Veamos cómo :

  1. EMPIEZA TRABAJANDO LA CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN

En la transformación digital, no todo gira alrededor de las herramientas tecnológicas. Lo decisivo tiene que ver con la cultura y la mentalidad del equipo, de la organización. Es decir, ese cambio de chip del que todos hablamos, esa reinvención en muchos casos, debe ser real, verosímil y, sobre todo, traducible a hechos concretos, no sólo a buenas intenciones.

Todos los miembros del equipo deben estar involucrados en la actitud tecnológica, empezando por el socio director y acabando en el personal de recepción, en el caso de herramientas orientadas al cliente. 

En este último caso, recuerda que los clientes no son de los abogados de la firma: son de la firma. Si inviertas, por ejemplo, en un software CRM (para un mejor conocimiento de tus clientes reales y potenciales) que sólo utiliza la mitad del despacho, no sólo estas tirando dinero, sino también, y mucho más importante, estás dilapidando una información muy valiosa.

Finalmente, una vez hayas confirmado que todo el equipo habla el mismo idioma, analiza vuestros procesos e identifica esas fases donde más tiempo se pierde, cuáles son más productivas y dónde se atascan los asuntos. Es decir, pregúntate por qué debes implementar la tecnología, qué recursos debes invertir y qué beneficios puede aportarte.

  1. COMPETENCIAS DIGITALES DE LA ABOGACÍA

A estas alturas de la revolución en el sector legal, seguro que tienes claro que un abogado debe atesorar una serie de habilidades más allá de la excelencia técnica, que ya se supone. Junto a dotes comunicativas, técnicas de negociación y actitud comercial, desarrollar competencias digitales aparece como un reto no sólo necesario, sino que debes planteártelo como una oportunidad de desarrollo profesional. Entre otras cosas, porque la tendencia imparable es que el cliente te lo va a exigir.

Y no me refiero únicamente a que el perfil tecnológico en un abogado está cada vez más demandado. 

No tienes necesariamente que especializarte en ciberseguridad o blockchain para  ser competitivo en un entorno digital. Cualquier jurista de cualquier especialidad o sector debe tener un plan de formación continua en competencias digitales, que le será de máxima utilidad, por ejemplo, en los asuntos con pruebas electrónicas.

 Debes estar atento al tsunami que se acerca inexorablemente. Las alternativas son claras: si no tomas medidas, te sacará del mercado; si te adaptas a la situación, si eres capaz de construirte una tabla a tu medida, serás capaz de surfear en su cresta y beneficiarte de toda la fuerza de esa ola gigante.

  1. ARRANCA YA, PERO NO NOS VOLVAMOS LOCOS

Empieza por procesos sencillos e incrementa el nivel paulatinamente, a medida que los consolidas. Planifica y organiza una serie de fases e hitos para poder medir la eficacia de tu plan. Considera tu organización y los datos que en ella se generan como tu tesoro. 

Frente al big data, si tu despacho es mediano o pequeño, debes gestionar tu propio small data para conocer mejor a tus clientes, medir la productividad de tus acciones, intensificar los procesos más productivos y corregir o eliminar los claramente defectuosos. 

Tienes a tu alcance una serie de herramientas gratuitas o de coste muy razonable que te pueden ayudar. Por poner unos ejemplos, Google te echa una mano para gestionar tu presencia online con My Business, y con Suite te ofrece un abanico de posibilidades muy recomendables, como Drive, para almacenar archivos y trabajo colaborativo. 

Al igual que Google Drive, One Drive de Microsoft ofrece unos niveles de seguridad aceptables para el alojamiento gratuito de archivos, y no dejes de tener en cuenta que existen plataformas que generan más dudas en este aspecto, como Dropbox. 

Además, no olvides app’s como Slack, que combina la comunicación y colaboración en equipo, y Toggl, que contabiliza el tiempo que dedicas a cada tarea. Finalmente, como herramienta ad hoc para los despachos que ejemplifica lo que debe ser la actitud digital, está Digalaw, asombroso sistema integrado de reconocimiento de voz que transcribe con un 98% – 99% de aciertos , y que presentó recientemente en la Fundación FIDE su próxima evolución a través de la cual sumará funciones de traducción.

  1. ¿INTELIGENCIA ARTIFICIAL PARA UN DESPACHO MEDIANO O PEQUEÑO?

No te quepa la menor duda: la Inteligencia Artificial ha venido para quedarse en los despachos y asesorías jurídicas.  Aunque su aplicación práctica se puede calificar sólo de incipiente, los recursos que están dedicando cada vez más firmas en todo el mundo confirman que no hay vuelta atrás, y muy especialmente en tareas vinculadas a la revisión y análisis de contratos, por un lado, y a la investigación legal, por otro.

En el primero de los casos, si eres de lo que gestiona su preciado small data, no tiene mucho sentido que inviertas en IA, que precisa para ser rentable una cantidad ingente de información.

Pero para investigación jurídica, y muy concretamente consulta de jurisprudencia, cualquier despacho puede beneficiarse de herramientas asombrosas de analítica jurisprudencial predictiva, como son Jurimetría, desarrollada por Wolters Kluwer con la colaboración de Google, y las Analýtics de Tirant y vLex. 

La inteligencia artificial no ha llegado para sustituir a los abogados, sino a asumir una serie de tareas, necesarias aunque repetitivas  y tediosas, para que puedas dedicar todos tus recursos a trabajos que realmente aporten valor añadido. 

  1. EVITA LA BRECHA

Se habla mucho de la brecha digital que se va a producir y que a va a sacar del mercado a los abogados que no asuman el cambio de paradigma.  Me recuerda lejanamente a la partición del continente africano que se produjo hace unos cuantos años a la altura del gran valle del Rift.

Ello supuso que en el este del continente el clima se volvió más seco que en el oeste: apareció la sabana y los simios, que hasta entonces habitaban las ramas de los árboles, se vieron obligados a desplazarse por el suelo y, sobre todo, a erguirse para, entre otras cosas, divisar a los depredadores. 

Así aparecieron los primeros homínidos en ese lado, mientras en el otro los simios siguieron en sus árboles, felices, a salvo y en lo que se llamaría ahora su zona de confort. 

Más allá de lo mucho o poco que consideremos que hayamos avanzado desde entonces, parece incontestable que los juristas que apuesten por una transformación digital a medida, razonable y planificada, serán más eficientes y más competitivos. 

A modo de conclusión, recuerda por tanto que la tecnología es un aliado competitivo de tu despacho. Te ayudará a gestionar procesos internos, ser más eficiente y a mejorar la relación con el cliente. No te alejes de ella.

 

Por José Mª Fernández Comas, director de www.derechopractico.es

 

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