{"id":5771,"date":"2022-04-11T15:12:28","date_gmt":"2022-04-11T13:12:28","guid":{"rendered":"https:\/\/lexgoapp.com\/blog\/?p=5771"},"modified":"2022-04-12T10:33:07","modified_gmt":"2022-04-12T08:33:07","slug":"consejos-legales-para-definir-la-politica-de-privacidad-de-una-pyme-y-esquivar-las-sanciones-de-la-aepd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/lexgoapp.com\/blog\/consejos-legales-para-definir-la-politica-de-privacidad-de-una-pyme-y-esquivar-las-sanciones-de-la-aepd\/","title":{"rendered":"Consejos legales para definir la pol\u00edtica de privacidad de una pyme y esquivar las sanciones de la AEPD"},"content":{"rendered":"\n

Por Paz Martin, socia directora de Legal Things Abogados<\/strong><\/p>\n\n\n\n

La autora, abogada experta en privacidad, explica a lo largo de este art\u00edculo los requisitos que un startup, como empresa emergente, debe considerar para cumplir con la actual normativa de protecci\u00f3n de datos tanto a nivel de LOPDGDD<\/a> como del mismo Reglamento Europeo de Protecci\u00f3n de Datos.\u201d Ahora hay que ser m\u00e1s proactivo y demostrar en cualquier momento que estamos cumpliendo con el nuevo marco legal existente\u201d.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Igual que definir un pacto de socios o tener clara cu\u00e1l es nuestra pol\u00edtica comercial, La protecci\u00f3n de datos no se puede quedar atr\u00e1s. Ahora es clave definirla antes de cualquier actividad, lo que los expertos se\u00f1alan con el concepto de privacidad por el dise\u00f1o o por defecto. <\/p>\n\n\n\n

1.- Conocer bien marco legislativo que nos concierne: <\/strong>(clientes, potenciales clientes, proveedores, trabajadores, usuarios, contactos, \u2026) est\u00e1 sometida al cumplimiento del Reglamento UE 2016\/679 General de Protecci\u00f3n de Datos<\/strong> (el RGPD<\/a>) y la Ley Org\u00e1nica 3\/2018 de Protecci\u00f3n de Datos Personales y de garant\u00eda de derechos digitales (LOPDGDD) de obligado cumplimiento.<\/p>\n\n\n\n

Seg\u00fan la Memoria de la AEPD, los ciudadanos plantearon 13.905 reclamaciones, un 35% m\u00e1s que en el 2020.  Cuestiones como a servicios de internet (16%), videovigilancia (12%), recepci\u00f3n de publicidad (excepto spam) (11%) e inserci\u00f3n indebida en ficheros de morosidad (9%).<\/p>\n\n\n\n

 En cuanto a los procedimientos sancionadores, se finalizaron 585, un 49% m\u00e1s que en 2021. Las \u00e1reas m\u00e1s frecuentes en los procedimientos sancionadores son videovigilancia (25%), servicios de internet (22%), y publicidad a trav\u00e9s de correo electr\u00f3nico o tel\u00e9fono m\u00f3vil (9%).<\/p>\n\n\n\n

2.-Gesti\u00f3n de los datos: Definir el Registro de Actividades de Tratamiento<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n

En un escenario tan proactivo como es el de la privacidad, existe la necesidad de gestionar los datos personales que se tengan, tanto de clientes, profesionales de la empresa, contactos o proveedores.  <\/p>\n\n\n\n

Esto hace que se configure el Registro de Actividades de Tratamiento<\/strong>, un documento \u201cvivo\u201d que debe contener el tipo de datos que recoges, para qu\u00e9 son esos datos, con qui\u00e9n los compartes, cu\u00e1nto tiempo los guardas, si basas el tratamiento en el consentimiento o en otras bases de legitimaci\u00f3n (p.e. ejecuci\u00f3n de contrato, obligaci\u00f3n legal\u2026) etc.<\/p>\n\n\n\n

3.-Informar de la recogida de datos personales a terceros:<\/strong>  Ya sabes los datos que est\u00e1s manejando o vas a manejar. Tienes que informar siempre que recojas datos<\/strong>: utilizar\u00e1s propuestas comerciales, presupuestos, formularios, emails, cualquier f\u00f3rmula para que tu nuevo cliente te facilite la informaci\u00f3n m\u00ednima para trabajar. Si est\u00e1s en el mundo online lo pedir\u00e1s v\u00eda formulario, pero cualquier v\u00eda ser\u00e1 bienvenida.<\/p>\n\n\n\n

En cuanto a la obligaci\u00f3n de qui\u00e9n es el responsable del tratamiento (ser\u00e1s t\u00fa si eres aut\u00f3nomo o tu sociedad si la has constituido), lo que vas a hacer con los datos, en qu\u00e9 te basas para hacer tratamiento de datos, cu\u00e1nto tiempo los conservar\u00e1s, si los vas a compartir con alguien, donde se puede dirigir el titular del dato para pedir sus derechos o d\u00f3nde puede reclamar. Se trata de ser muy muy transparente.<\/p>\n\n\n\n

4.-Garantizar los Derechos de los titulares de los datos, en este caso interesados<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Son la materializaci\u00f3n del derecho a la protecci\u00f3n de datos y son los derechos de acceso, rectificaci\u00f3n, supresi\u00f3n, oposici\u00f3n, limitaci\u00f3n y portabilidad.<\/p>\n\n\n\n

Si un usuario te los pide tienes que contestar en el plazo de un mes y para ello tendr\u00e1s que habilitar un medio de contacto f\u00e1cil.<\/p>\n\n\n\n

Para tenerlo claro c\u00f3mo hacerlo y no meter la pata, lo mejor es tener un procedimiento de gesti\u00f3n de esos derechos para que tengas claro c\u00f3mo actuar en cada caso y seg\u00fan cada derecho.<\/p>\n\n\n\n

5.- Hay que implantar Medidas de seguridad: si vas a gestionar datos personales, la seguridad es imprescindible<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Cosas tan sencillas como trabajar con software original y actualizado, protegerse con antivirus, firewalls, utilizar VPNs, hacer copia de seguridad, cambiar las contrase\u00f1as (y evitar el 1234567) restringir los accesos, cifrar la informaci\u00f3n etc. est\u00e1n al alcance de cualquiera.<\/p>\n\n\n\n

De esto hay mucha informaci\u00f3n en el INCIBE que tiene una l\u00ednea 017 para resolver cuestiones de ciberseguridad o la herramienta Comunica-RGPD de la propia AEPD<\/a> que gu\u00eda al profesional en la gesti\u00f3n de esa brecha de seguridad<\/p>\n\n\n\n

6.- Necesidad de un an\u00e1lisis de riesgos:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Seg\u00fan el RGPD<\/a> la seguridad debe enfocarse siempre \u201cdesde el riesgo<\/strong>\u201d lo que significa que debes\u00a0analizar los riesgos<\/strong>\u00a0que tiene tu actividad (no es lo mismo montar una web para vender ropa que una cl\u00ednica est\u00e9tica donde seguramente vas a manejar hasta datos de salud, ni es lo mismo trabajar b\u00e1sicamente con empresas que por ejemplo con datos sensibles de personas \u201cvip\u201d).<\/p>\n\n\n\n

Por eso hay que hacer un an\u00e1lisis de riesgos. Y a veces incluso una \u00abEvaluaci\u00f3n de Impacto\u00bb que es algo parecido sobre todo cuando se pone en marcha un nuevo tratamiento de datos que pueda implicar un alto riesgo.<\/p>\n\n\n\n

Lo importante es identificar esos riesgos y los gestiones para que sepas d\u00f3nde est\u00e1s y a lo que tienes que dar prioridad. Por ejemplo: si se ha desarrollado una app, dale prioridad a la ciberseguridad pues tus vulnerabilidades te pueden venir por ejemplo de una mala configuraci\u00f3n, del uso de otras herramientas no seguras o por ejemplo del entorno en el que desarrollas la app.<\/p>\n\n\n\n

7.- Gestionar brecha de seguridad en 72 horas<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Pese a todo puede haber un incidente de seguridad en la empresa. Ya sabes que no hay ninguna medida de seguridad infalible, pero si tienes un problema de seguridad que afecte a datos personales, tienes la obligaci\u00f3n de ponerlo en conocimiento de la Agencia Espa\u00f1ola de Protecci\u00f3n de Datos en un plazo m\u00e1ximo de 72 horas.<\/p>\n\n\n\n

Aunque hay matices y puede ser que el fallo de seguridad est\u00e9 limitado, sin embargo, hay que darse cuenta que esta es una de las obligaciones que te exige la ley. Y habr\u00e1 que gestionar la incidencia para contener sus efectos y adoptar medidas para que no se vuelva a repetir.<\/p>\n\n\n\n

Lo importante es contar con un protocolo para gestionar este tipo de incidentes, de tal manera que se minimice los riesgos a todos los niveles. Una mala gesti\u00f3n de la brecha puede da\u00f1ar la reputaci\u00f3n corporativa de la entidad afectada<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/a>
Paz Martin, socia directora de Legal Things Abogados<\/strong><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

8.- Consolidar relaciones con terceros que manejen datos nuestros:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Desde una gestor\u00eda hasta un software de gesti\u00f3n o un hosting o incluso una plataforma de trabajo, implica que hay terceros que pueden acceder a los datos personales que gestionas y que son de tu responsabilidad.<\/p>\n\n\n\n

Incluso es posible que quien te haya hecho la web tenga acceso a los datos de tus formularios de contacto. Todos ellos son \u201cencargados de tratamiento\u201d,<\/strong> es decir terceros que te prestan un servicio y para ello tienen que acceder a datos que tu gestionas.<\/p>\n\n\n\n

Esta relaci\u00f3n tendr\u00e1 que estar formalizada en un contrato (el contrato de tratamiento de datos, \u00abData Processing Agreement\u00bb, contrato de encargo de tratamiento etc.) Imprescindible el contrato: y esto es binario: o lo tienes o no lo tienes.<\/p>\n\n\n\n

 Si el proveedor se equivoca el responsable eres t\u00fa (o tu empresa) por lo que en el contrato debe constar que tu proveedor tambi\u00e9n cumple con el RGPD.<\/p>\n\n\n\n

9.- Objetivo> Crear cultura de privacidad y formaci\u00f3n en la empresa<\/strong><\/p>\n\n\n\n

AL final de lo que se trata es que la empresa defina su cultura de privacidad, de forma proactiva, que se vea desde fuera como valor a\u00f1adido y reputacional.<\/p>\n\n\n\n

 Con el tiempo es muy gratificante ver como cuando alguien inicia un nuevo proyecto, una nueva web o una actividad que implique recoger y tratar datos se plantea desde el minuto uno, que la privacidad importa (es lo que conocemos como \u201cprivacidad desde el dise\u00f1o y por defecto<\/strong>\u201d) y de esta forma se incorpora el cumplimiento al desarrollo y todo es mucho m\u00e1s sencillo.<\/p>\n\n\n\n

Cumplir con los principios establecidos en el RGPD: responsabilidad proactiva, minimizaci\u00f3n, limitaci\u00f3n de la finalidad, limitaci\u00f3n de la conservaci\u00f3n de los datos, exactitud,<\/strong> etc. es una tarea que debe ir calando en la forma de trabajar.<\/p>\n\n\n\n

Uno de los primeros pasos es el de formar en materia de privacidad a los profesionales de cada empresa. Una formaci\u00f3n que es necesaria y deber\u00eda ser peri\u00f3dica para poder refrescar conocimientos.<\/p>\n\n\n\n

La mejor manera de evitar sorpresas desagradables, en cuanto a brechas de seguridad o requerimientos de terceros, es preventivamente forma a nuestro equipo de trabajo en estos temas Que sepan lo que pueden o no pueden hacer De esa manera se minimizar\u00e1n los riesgos.<\/p>\n\n\n\n

10.-Crear \u00e1rea de privacidad o contar con apoyo externo:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

En esta tesitura que la privacidad es algo estrat\u00e9gico para las empresas, algunas empresas optan por contar con asesoramiento legal recurrente. A este respecto no es nada desde\u00f1able contar con profesionales de la privacidad que nos puedan ayudar en determinados asuntos.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Al mismo tiempo hay que recordar que <\/strong>p\u00e1gina web de la Agencia Espa\u00f1ola de Protecci\u00f3n de Datos<\/a> te ofrece cantidad de recursos, gu\u00edas y herramientas), Junto a ello contar con ese experto puede ser una inversi\u00f3n amortizable r\u00e1pido.<\/p>\n\n\n\n

A la hora de elegir nuestro experto es bueno desconfiar de los que te ofrecen asesorarte gratuitamente a cambio de formaci\u00f3n (es un fraude: una cosa es el asesoramiento y otra la formaci\u00f3n), de los que no te dedican \u201choras\u201d para escucharte, entender tu negocio y darte consejos a medida.<\/p>\n\n\n\n

En funci\u00f3n de la complejidad del negocio cada empresa necesita un asesoramiento espec\u00edfico en este terreno.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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