{"id":4329,"date":"2021-03-15T09:33:35","date_gmt":"2021-03-15T08:33:35","guid":{"rendered":"https:\/\/www.lexgoapp.com\/blog\/?p=4329"},"modified":"2021-03-15T11:51:13","modified_gmt":"2021-03-15T10:51:13","slug":"cinco-formas-de-mejorar-el-uso-de-la-tecnologia-en-el-despacho","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/lexgoapp.com\/blog\/cinco-formas-de-mejorar-el-uso-de-la-tecnologia-en-el-despacho\/","title":{"rendered":"Cinco formas de mejorar el uso de la tecnolog\u00eda en el despacho."},"content":{"rendered":"\n

Eva Bruch. <\/p>\n\n\n\n

Socia de Alterwork y Faculty Advisor de Digital Legal Exchange.<\/p>\n\n\n\n

La legaltech est\u00e1 evolucionando muy r\u00e1pidamente y los mejores despachos de abogados se afanan en mejorar sus procesos de trabajo y sacar el m\u00e1ximo provecho de la tecnolog\u00eda. Tanto si est\u00e1s utilizando estas herramientas como si no, toma nota de lo que hacen otros despachos o asesor\u00edas jur\u00eddicas de empresa con ellas:<\/p>\n\n\n\n

Te mostramos cinco formas de sacar m\u00e1s provecho de la tecnolog\u00eda del despacho.<\/p>\n\n\n\n

1. Multiplicar por diez el poder de Zoom\/Teams\/Meet\/Skype<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Probablemente ya no existe ning\u00fan despacho que no utilice alguna de estas plataformas para comunicarse con sus clientes. De ellos, tambi\u00e9n son muchos los que hacen webinars porque ayudan a mejorar la visibilidad del despacho, a posicionarlo en determinadas \u00e1reas de pr\u00e1ctica y a mantener un contacto m\u00e1s o menos regular con potenciales clientes. Pero los despachos que aprovechan al m\u00e1ximo esta tecnolog\u00eda no se quedan ah\u00ed.<\/p>\n\n\n\n

 Estas herramientas ofrecen informes muy completos de las personas registradas, las que atendieron, las que no, las que entraron al webinar y salieron antes de tiempo, en qu\u00e9 dispositivo vieron el webinar\u2026 un conjunto de informaci\u00f3n muy valiosa que no queda en saco roto y es aprovechada por los despachos m\u00e1s avezados para ajustar las acciones de marketing sobre ese conjunto de datos.<\/p>\n\n\n\n

2. Usan intensivamente la automatizaci\u00f3n de documentos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

La mayor\u00eda de despachos solo utilizan las herramientas de automatizaci\u00f3n documental para generar propuestas de honorarios simples o alg\u00fan contrato o demanda.<\/p>\n\n\n\n

 Pero las mejores firmas utilizan esta tecnolog\u00eda para automatizar la mayor\u00eda de sus documentos por complejos que sean, porque siempre hay una parte que se puede automatizar, o bien para dejar en manos de los clientes la introducci\u00f3n de datos en ellos, utilizando estas plataformas como un punto m\u00e1s de interacci\u00f3n con el cliente.<\/p>\n\n\n\n

 El ahorro de tiempo que logran es considerable a la vez que eliminan errores en la creaci\u00f3n de documentos y consiguen incrementar el \u00edndice de trabajo delegado hacia niveles inferiores.<\/p>\n\n\n\n

3. Usan bien las herramientas de gesti\u00f3n de proyectos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Afortunadamente, cada vez m\u00e1s se trabaja en equipo y eso es algo que la pandemia no ha cambiado, pero que quiz\u00e1s s\u00ed lo ha complicado un poco. Lo que antes se ventilaba en reuniones informales o en conversaciones delante de la fuente de agua ahora ocurre en videollamadas o a trav\u00e9s del correo electr\u00f3nico. <\/p>\n\n\n\n

Las firmas que utilizan herramientas de gesti\u00f3n de proyectos, como Teams por ejemplo, o Zoho, Asana etc\u2026 organizan ah\u00ed los grupos de trabajo de cada proyecto generando conversaciones organizadas entorno a los principales aspectos de los proyectos. Estas conversaciones quedan guardadas de manera estructurada, pueden consultarse f\u00e1cilmente y todo el que es parte del proyecto puede acceder a ellas. Se acab\u00f3 el bucear en una mar de cadenas de emails ni preocuparse de copiar a qui\u00e9n deba estar en cada conversaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

4. Realizan una buena gesti\u00f3n de su documentaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

La mayor\u00eda de despachos ya no utilizan, o utilizan mucho menos, los archivos en papel, lo que ha dado lugar al archivo electr\u00f3nico de la documentaci\u00f3n. Este es un paso importante hacia una gesti\u00f3n documental eficiente pero no es el \u00fanico que debe darse.<\/p>\n\n\n\n

De poco sirve que un documento est\u00e9 guardado en los ordenadores personales de los profesionales si otros compa\u00f1eros no pueden acceder a ellos para consultarlos cuando los necesiten o volver a utilizarlos en casos similares. <\/p>\n\n\n\n

Muchos despachos est\u00e1n unificando estos documentos en archivos electr\u00f3nicos centralizados organizados mediante carpetas. Pero los despachos que mejor utilizan las herramientas de gesti\u00f3n documental hacen una labor de an\u00e1lisis, identificaci\u00f3n y clasificaci\u00f3n para asegurar que un profesional va a encontrar el documento que necesita sin necesidad de perder ingentes cantidades de tiempo en abrir y leer montones de ellos.<\/p>\n\n\n\n

Para ello utilizan hashtags, marcadores de identificaci\u00f3n de casos, metadatos, etiquetas, res\u00famenes, etc\u2026 que aseguran el correcto archivo y recuperaci\u00f3n de la documentaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

5. No pierden tiempo en agendar reuniones<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

El n\u00famero de reuniones se ha multiplicado por tres este \u00faltimo a\u00f1o. El hecho de no tener que desplazarnos de una a otra, o no poder compartir una misma sala en la que todos se sientan c\u00f3modamente y se alargue la reuni\u00f3n con charla y an\u00e9cdotas hace que seamos muy ejecutivos en las videoconferencias y que las agendamos con escasos minutos de diferencia. En realidad, es muy habitual ir enlazando una videoconferencia tras otra.<\/p>\n\n\n\n

Esto hace que agendar estas reuniones sea complicado y que se genere una gran cantidad de emails con propuestas de horas que vienen y van hasta hallar un encaje con la persona o personas que nos vamos a reunir. Los despachos que no quieren que sus equipos pierdan tiempo en esto, utilizan la funci\u00f3n que muchos CRM o aplicaciones ad hoc tienen para esto. Se trata de aplicaciones que se integran con los calendarios de los profesionales y buscan los huecos en ellos.<\/p>\n\n\n\n

De esta forma, el profesional lo \u00fanico que debe hacer es enviar un enlace proporcionado por esta aplicaci\u00f3n y la otra parte simplemente elegir\u00e1 el d\u00eda y la hora que mejor le vaya. Los avisos, recordatorios, modificaciones y cancelaciones son gestionadas tambi\u00e9n por la aplicaci\u00f3n, liberando as\u00ed mucho tiempo de los profesionales.<\/p>\n\n\n\n

Estas son solamente algunas ideas para mejorar el uso de la tecnolog\u00eda que en la mayor\u00eda de los casos ya existe en el despacho, pero habr\u00eda muchos m\u00e1s ejemplos. La tecnolog\u00eda avanza muy deprisa y muchas veces, no nos da tiempo a asumir todo lo que podemos hacer con ella. Pero poco a poco se puede ir avanzando y mejorar as\u00ed la eficiencia y la rentabilidad de cu\u00e1nto se hace en el despacho.<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Eva Bruch.  Socia de Alterwork y Faculty Advisor de Digital Legal Exchange. 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