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Cómo gestionar el derecho a la desconexión digital y la norma de registro horario en los despachos de abogados y … no morir en el intento.

By 3rd junio 2019 No Comments

Nacho Escobar Quintana

Consultor de rrhh especializado en firmas de abogados

RecursosHumanosyLegales

En un intervalo de 6 meses aproximadamente las organizaciones se encuentran con la obligación de cumplir con dos normas que afectan al desarrollo del trabajo de sus empleados: el derecho a la desconexión digital y la obligación del registro horario. Recientemente hemos podido leer que el sector de la abogacía se está organizando para formar un lobby con el fin de quedar exentos del cumplimiento de la norma del registro horario.

Como es bien sabido en los despachos de abogados la flexibilidad de la jornada laboral es mayor que la de Reed Richards, el líder de los 4 fantásticos, y por otro lado es un sector en el que el vicio de “calentar la silla” está aún en la fase del “lo estoy dejando”.

Bromas a parte, para el sector de la abogacía incorporar estas dos medidas es un reto mucho más complejo que en las organizaciones tradicionales por tratarse de servicios profesionales que como todos, se debe a la demanda de su cliente y además por ser un sector en el que la gestión de talento y las formas de trabajo se siguen abordando desde un prisma más de tiempos analógicos que digitales.

 

Equilibrio de la vida profesional y la personal en la era digital

En las sociedades más occidentales estamos intentando evolucionar hacia una concepción del trabajo más equilibrada y respetuosa con la persona, en la que las empresas se encaminan a lo que Frederick Laloux define como organizaciones TEAL, organizaciones basadas en la autogestión y sin apenas jerarquía, en las que se busca la realización personal y no solo la profesional y que tienen un propósito evolutivo buscando la interacción constante con su entorno.

Reconociendo que queda mucho margen de mejora, lo cierto es que son muchas las empresas que ya van abrazando estos postulados, especialmente todas aquellas que han surgido en la nueva era digital y que como consecuencia de ello proyectan una imagen muy potente desde la perspectiva de Employer Branding que lleva a que hasta los estudiantes de derecho prefieran trabajar en Google, Netflix o Uber a hacerlo en un despacho de abogados. Sin embargo el panorama laboral que trae la transformación digital no es tan idílico como pudiéramos pensar, ya que la hiperconectividad y la multicanalidad a la que estamos sometidos hace que la línea de separación de lo laboral y lo personal sea ahora muy difusa, pues a la vez que permite al trabajador flexibilidad para desarrollar una actividad profesional desde cualquier lugar, ofrece al cliente el acceso instantáneo a sus servicios, generando una expectativa de respuesta inmediata y continua que antes no existía y que conlleva un nuevo modelo de tiranía para el empleado.

En el entorno de los despachos de abogados en el que desde los tiempos analógicos ya se daba por sentado que no había derecho de desconexión y que ha sido tan poco proclive a la transformación digital, esto de la conectividad digital si ha sido rápidamente implementado pues ha facilitado esa disponibilidad permanente, algo ya tradicional de la profesión (al menos antes el abogado podía excusarse con más facilidad si no era localizado).

 

Superar las adicciones

El objetivo de la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales, que regula por primera vez el derecho a la desconexión, pretende impulsar medidas que permitan volver a marcar la línea que separa la vida profesional de la personal, si bien parece que lo plantea de una manera un tanto liviana, pero esta valoración la dejo para los juristas.

Pero la norma surge cuando ya hemos adquirido unos hábitos que van a ser difíciles de cambiar (en ocasiones adicciones más que hábitos), por esa razón independientemente de aplicar medidas técnicas que permitan cumplir la norma, como por ejemplo dejar inoperativo los dispositivos de empresa o las canales de comunicación (mail, rrss corporativas, …). Es necesario desarrollar medidas que sensibilicen primero y formen después a los equipos, para que se acostumbren a estar “desconectados” aplicando diferentes enfoques que ayuden a este cambio cultural, sin descartar en ocasiones impulsar tácticas similares a las que se usan con las personas que quieren dejar atrás una adicción o aquellos que tienen que superar vértigos u otras patologías. Porque no todos serán capaces de dejar de mirar sus dispositivos tan fácilmente, aunque sea para temas de trabajo, y otros pueden sufrir ataques de pánico sabiendo que van a estar unas horas sin tener noticias del trabajo, sintiéndose como un funambulista que pasa por la cuerda floja sin red debajo.

Aunque muchos lo cuestionen, todo esto se puede hacer sin descuidar la atención y el servicio al cliente. ¿Cómo?. A continuación, doy algunas pistas:

  • con plantillas bien dimensionadas,
  • incorporando políticas de trabajo flexible,
  • poniendo a disposición de los equipos herramientas tecnológicas que permitan la deslocalización y la optimización del tiempo y entrenándoles en su uso,
  • formando a los equipos en la cultura del agilismo,
  • revisando los sistemas de compensación, evaluación y carrera para que premien a los más eficientes
  • y sobre todo predicando con el ejemplo la dirección, socios y responsables.

 

¿Y cómo se ficha en un despacho de abogados?

El otro frente al que hay que dar respuesta es el del registro horario. No sé qué éxito tendrá el lobby de los despachos frente a la administración, viendo los antecedentes puede que logren influir a su favor, pero mientras tanto y por si no sale la cosa convendría ir trabajando en la fórmula pues aunque quedaran exentos los abogados, la norma sí sería aplicable para los equipos de management (marketing, tecnología, finanzas, recursos humanos, …) y el equipo secretarial.

Al igual que con el tema de la desconexión, un primer paso tiene que ser el de la solución tecnológica, incorporando alguna que permita pasar el trámite ante la inspección y que deje registrado las horas de entrada y salida de sus profesionales. Algunas compañías de software ya habrán desarrollado aplicaciones que puedan adecuarse al contexto de las compañías de servicios profesionales y si no estarán a punto de sacarlas para no dejar pasar esta oportunidad de negocio, con lo que esta parte no debiera ser muy compleja de resolver.

Una vez instalada la solución tecnológica el reto está en cómo gestionar la carga de horas que los abogados van a reflejar en el sistema pues si dejan constancia de todas las que dedican diariamente el sistema puede terminar colapsado o lo que es peor que sea el inspector de trabajo el que colapse cuando lo vea.

Hay que ser realista, los abogados no van a pasar a hacer jornadas de 8 horas diarias por esta medida e imagino que la inspección de trabajo dará cierta flexibilidad para su aplicación, pero los despachos están seriamente preocupados con su aplicación porque ven amenazado su estilo de vida. Yo no soy partidario del registro horario porque creo que no corresponde a los tiempos que corren, pero ya que lo tenemos que aplicar creo que para los despachos va a significar una excelente oportunidad para que revisen sus formas de trabajo y pongan en marcha medidas que por ejemplo ayuden a mejorar uno de sus puntos débiles, la gestión del tiempo. Esta ley puede ser el final de la cultura del presencialismo y el arranque de una nueva forma de trabajo más eficiente.

 

Hagamos de la necesidad, virtud

Partiendo de dos hechos irrefutables que son: (i) el trabajo hay que sacarlo con la misma calidad y en plazo y (ii) la jornada hay que delimitarla para pueda ser reflejada en el sistema, y con un poco de actitud innovadora podemos empezar a identificar medidas que sean compatibles con ambos hechos. Todas las propuestas que he mencionado cuando hablamos del derecho de la desconexión nos valen para abordar el registro horario pero además hay que impulsar un cambio de cultura profundo a través de medidas que mejoren la coordinación y la comunicación interna, eliminen las rigideces de las estructuras y organigramas existentes y facilite un contexto que haga crecer la confianza entre abogados y resto de componentes de los equipos para desarrollar su trabajo con más autonomía y que requiera una supervisión mínima.

En resumen, mi consejo para los despachos es que hagan de la necesidad virtud y no se limiten a poner un software de registro horario aprovechando para revisar sus modos de trabajo para convertirse en organizaciones ágiles más propias de estos tiempos. Para alcanzar ese objetivo estas son algunas de las recetas:

  • Vigorizando los equipos para fomentar su creatividad construyendo un ecosistema que lo facilite.
  • Conformando equipos diversos, la diversidad de perfiles facilita la innovación.
  • Empoderando a los equipos a través de la delegación y ejercitando el respeto y la confianza entre sus componentes, un equipo empoderado es un equipo eficiente, eficaz y además es un equipo motivado y comprometido.
  • Impulsando modelos de management más enfocados en que el sistema de trabajo funcione y no en controlar o supervisar a las personas. Hay que eliminar las tareas redundantes y las ineficiencias pues consumen una parte importante del tiempo de trabajo.
  • Asegurando que los equipos dispongan en todo momento del conocimiento y las competencias necesarias en las diferentes etapas de su carrera profesional
  • Creando estructuras flexibles que se puedan adaptar con gran rapidez a las diferentes circunstancias del entorno o del objetivo que tengan que alcanzar para el cliente.

Cuando trabajas en una organización en la que se revisa todo y en la que asumes que cada día vas a salir tarde de la oficina tengas o no trabajo, los tiempos que se dedican a cualquier actividad, sea o no productiva, se alargan por defecto. Sin embargo, en las organizaciones en las que hay flexibilidad para que sus equipos dispongan de su tiempo y organicen su trabajo, se les involucra y se les dan responsabilidades, los equipos trabajan más, mejor y … les cunde mucho más el tiempo.

Por último y no menos importante, para afrontar estos cambios hay que tener perspectiva, paciencia y mucha constancia, pues la resistencia al cambio siempre es grande.

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